Mikor rendelj utánnyomást, ha bizonytalan a kereslet?

Dajka Gábor · marketingszakértő és könyvszerző

Az utánnyomásnál két időpontot hasonlíts össze: mikor fogyhat el a szabad készleted, és mikorra érhetnek be az új példányok. Ha a beérkezés későbbi, a ma leadott rendelés is járhat átmeneti készlethiánnyal. A döntéshez ezért az eladható könyvek számán túl a már vállalt rendelések, az utánpótlás teljes ideje és a feltételezett új igény is kell. A számítást több keresleti változattal végezd el, hogy lásd, melyik bizonytalanságra kell felkészülnöd.

Számold meg a valóban szabad példányokat

A polcon található könyvek közül különítsd el a sérült darabokat, a bemutatópéldányokat és a már vállalt rendelésekhez félretett mennyiséget. Ha több helyen tárolsz könyvet, azt is írd fel, mikor férsz hozzá. A számításban azzal a készlettel dolgozz, amely a vizsgált időszakban ténylegesen átadható.

A nyomdától a teljes, számodra használható beérkezési időt kérdezd meg. Tisztázd, mikortól indul az átfutás, és benne van-e a fájlellenőrzés, a szükséges jóváhagyás és a szállítás. Ha ezek valamelyike még külön feladat, az idejét is hozzá kell számolnod. Egy bizonytalan gyártási dátumot ne kezelj biztosan rendelkezésre álló készletként.

A következő példa teljes egészében kitalált. Ma 80 ép példányod van, ebből 20 már vállalt rendeléshez szükséges. További félretett mennyiség nincs, így 80 − 20 = 60 példány marad szabadon. A példában a nyomdai anyag már kész, és a ma leadott rendeléstől az átvehető utánpótlásig négy hét telik el. A számítás ezt a négy hetet tekinti teljes átfutásnak.

Nézd meg háromféle új igény következményét

A heti 5, 10 és 18 példányos igény három feltételezés. Egyik sem előrejelzett biztos eredmény. A készlet kitartási idejéhez egyenletes fogyást feltételezünk; eseményhez kötött vagy egyszerre beérkező rendelések más kifogyási időpontot adhatnak.

A 20 már vállalt rendelést egyszer, a szabad készlet számításakor vontuk le. A heti új igénybe ez a mennyiség már nem kerül bele. Különben ugyanazt a rendelést kétszer számolnánk el.

A heti 18-as változatban három hét alatt 54 könyv fogyna el, tehát 6 maradna. Ez ugyanilyen, egyenletes fogyással további egyharmad hétre elég. A készlet így a negyedik hét első részében elfogyna, a négy hét végén érkező utánpótlás előtt. Az addig összegyűlő hiány 72 − 60 = 12 példány. Az új rendelés nagyobb darabszáma a beérkezése előtti időszakot önmagában nem oldja meg.

Mikor kellene legkésőbb elindítanod a rendelést?

Egyszerű, tartalék nélküli időzítésben a készlet kitartási idejéből vond le a teljes utánpótlási időt. A heti 10 példányos változatban a készlet 6 hétre elég, az átfutás 4 hét: a rendelést legkésőbb 6 − 4 = 2 hét múlva kellene elindítani ahhoz, hogy az utánpótlás éppen a feltételezett kifogyáskor érkezzen meg. Ez elméleti határidő, csúszásra vagy erősebb keresletre nem hagy tartalékot.

Heti 5 példánynál ugyanez 12 − 4 = 8 hét. A heti 18-as változatban viszont a készlet körülbelül kétharmad héttel kevesebb ideig tart ki, mint amennyi az utánpótláshoz kell. Ha ezt a keresletet szeretnéd kiszolgálni megszakítás nélkül, már rövidebb átfutást vagy további, ténylegesen elérhető készletet kell keresned. A mai, változatlan átfutású rendelés túl késő lenne az átmeneti hiány elkerüléséhez.

Eseményhez kötött igénynél külön írd be a várható nagyobb mennyiséget a megfelelő időpontra. A heti átlagból számolt kitartási idő ilyenkor félrevezető lehet. A saját tartalékodat is nevezd meg: hány nappal korábbi beérkezést vagy mekkora mennyiséget szeretnél egy konkrét bizonytalanság miatt biztosítani?

A rendelendő mennyiséget külön válaszd ki

A készlet időzítésének ellenőrzése még nem adja meg a teljes utánnyomás darabszámát. Ehhez nézd meg, milyen időszakot szeretnél az új készletből kiszolgálni, mennyit tudsz tárolni, és várható-e olyan könyvátdolgozás, amely mellett a változatlan példányok szerepét újra kell gondolnod.

Kérj több vállalható mennyiségre külön ajánlatot. A fenti 12 példányos átmeneti hiányból nem következik automatikusan 12 darabos utánnyomás: az új készletnek a beérkezés utáni igényt is szolgálnia kell. A jövőbeli mennyiségről és az esetleges várakozás kezeléséről külön hozz döntést.

Rögzítsd, mikor ellenőrzöd újra a tervet

Írd a számítás mellé a készletszámlálás napját, az átfutás forrását és a következő felülvizsgálat időpontját. Nagyobb új rendelés vagy módosított beérkezés esetén nézd át korábban. A tényleges igényt az eredeti feltételezés mellett vezesd, hogy lásd, mi indokolta a változtatást.

A saját lapodon legyen három sor: „Meddig elég a szabad készlet?”, „Mennyi a teljes utánpótlási idő?”, „Mikor kell ehhez elindulnom?” Ha a harmadik kérdésre az jön ki, hogy már korábban kellett volna rendelned, válassz konkrét intézkedést: gyorsabb egyeztetett utánpótlás, másik elérhető készlet vagy a vállalható várakozás pontos közlése. Az olvasó a jelenlegi készlethez és a ténylegesen vállalható időponthoz igazodó tájékoztatást kapja.

Tudáspróba: mikor fogyhat el a készlet?

Mindhárom kérdésnél egy helyes válasz van. Először válassz, utána nyisd meg a megoldásokat. Minden helyes válasz 1 pont; a végén keresd meg a pontszámodhoz tartozó következő lépést.

1. 80 ép példányból 20 már vállalt rendeléshez kell. Mennyi a szabad készlet?

1. 80 példány, mert a 20 vállalt könyv fizikailag még a polcon van.
2. 40 példány, mert a már lekötött 20 darabot kétszer vonod le a 80-ból.
3. 60 példány, mert a már lekötött 20 darabot egyszer levonod.

2. 60 szabad példányból, egyenletes heti 18 új igénynél mikor fogyhat el a készlet a négyhetes utánpótláshoz képest?

1. Körülbelül 3⅓ hét alatt; az utánpótlás előtt 12 példánnyi igényhez nem lenne készlet.
2. Pontosan a negyedik hét végén, ezért az új példányok közvetlenül kiváltják a régieket.
3. Hat hét alatt, így a négyhetes beérkezésig még két hét tartalék marad.

3. 60 szabad példány, egyenletes heti 10 új igény és négy hét teljes átfutás mellett mi a tartalék nélküli legkésőbbi rendelési idő?

1. Négy hét múlva, mert ennyi a nyomda átfutási ideje.
2. Két hét múlva, mert a hathetes készletkitartásból négy hetet le kell vonni.
3. Hat hét múlva, amikor a jelenlegi készlet elfogy.

Megoldások, magyarázatok és eredmény

1. kérdés: C. 60 példány, mert a már lekötött 20 darabot egyszer levonod.
80 − 20 = 60. A heti új igénybe a már lekötött 20 példány nem kerül bele, így nem számolod kétszer ugyanazt a rendelést.

2. kérdés: A. Körülbelül 3⅓ hét alatt; az utánpótlás előtt 12 példánnyi igényhez nem lenne készlet.
60 ÷ 18 ≈ 3⅓ hét. Négy hét igénye 4 × 18 = 72, ami 12-vel több a szabad készletnél. A pontos napi kifogyás az egyenletes fogyás feltételezésétől függ.

3. kérdés: B. Két hét múlva, mert a hathetes készletkitartásból négy hetet le kell vonni.
60 ÷ 10 = 6 hét kitartás, ebből 4 hét utánpótlás levonásával 2 hét marad a rendelésig. Ez az elméleti legkésőbbi időpont tartalék nélkül; a teljes rendelendő mennyiség külön döntés.

A pontszámod értelmezése

• 0/3 pont. Először számold ki a szabad készletet, a már vállalt példányok egyszeri levonásával. Utána nézd át a három keresleti változat táblázatát.
• 1/3 pont. Számold ki mindhárom esetben a készlet kitartását: szabad példányok osztva a heti új igénnyel. Az egyenletes fogyás feltételezését írd a szám mellé.
• 2/3 pont. A kitartási időből vond le a teljes utánpótlási időt. Jelöld, ha a kapott rendelési határidő tartalék nélkül értendő, vagy már a mai napnál korábbi lenne.
• 3/3 pont. Mindhárom példát jól számoltad és időzítetted. A saját tervben az átfutást egyeztesd, és külön válaszd ki a vállalható tartalékot, valamint az utánnyomás mennyiségét.

A három kérdés a cikk néhány fontos összefüggését ellenőrzi. Az eredmény ehhez a rövid tudáspróbához tartozik.